Membuat Perencanaan Kegiatan Operasional Pada Perusahaan Outsource

Perusahaan outsource memiliki banyak titik lokasi yang perlu diperhatikan terutama oleh bagian operasional dalam memastikan berjalannya kegiatan operasional. Hal pertama yang harus disiapkan oleh operasional adalah membuat perencanaan kegiatan operasional adalah membuat Standart Operasional Prosedur yang didalamnya terdapat ketentuan secara teknis pelaksanaan kegiatan operasional dilapangan dan aturan main dalam menjalankan aktifitas pelaksana dilapangan. Untuk standart operasional prosedur sendiri dibuat berdasarkan peraturan dasar perusahaan dalam menentukan setiap gerak langkah pelaksana lapangan secara baku.

Kenapa suatu standart operasional prosedur perlu dibuat berdasarkan standart baku perusahaan, sebab dalam menentukan aturan main dilapangan, terlebih dahulu perlu menyesuaikan situasi dan kondisi lapangan terhadap kebutuhan daripada perusahaan pengguna. Bagian operasional akan mempelajari banyak kondisi lapangan dari urusan pengaturan penempatan, skala prioritas dari suatu tindakan dan perihal yang menyangkut hubungan kerjasama dengan pihak pengguna. Apabila standart operasional prosedur yang telah dibakukan tadi, perlu kiranya dikomunikasikan untuk disepakati dengan pihak pengguna. Mengenai standart operasional baku tersebut boleh dimasukan beberapa tambahan ketentuan dan aturan dari hasil pengamatan dan survey dilapangan, karena sebelum dibuatkan kesepakatan kerja bahkan jauh sebelum kesepakatan itu didapat, operasional perlu mengadakan survey ke lapangan.

Perencanaan kegiatan operasonal penting dilakukan melalui setelah pembuatan standart operasional, selanjutnya membuat pengaturan sistem kerja untuk pelaksana operasional dilapangan yang berhubungan dengan penempatan personil. Masing-masing personil akan diberi tugas pelaksanaan lapangan berdasatkan jadwal shift yang telah ditentukan sebelum personil terjun langsung kelapangan. Jadwal shift ditentukan oleh banyaknya petugas yang ada pada setiap shift-nya dengan jumlah keseluruhan personil dan tentu saja akan diatur dan diperhitungkan adanya jadwal masuk dan hari istirahat. Secara garis besar dapat ditunjukan bahwa jumlah personil yang ada yang akan mengisi setiap shift ditambah dengan jumlah personil yang sedang istirahat seperti contoh apabila jumlah shift yang masuk berjumlah 4 orang maka harus ditambahkan 1 orang personil yang sedang istirahat sehingga jumlah keseluruhan berjumlah 5 orang.

Perihal yang sangat diperhatikan oleh operasional adalah pembuat aturan dalam bagi seluruh personil apabila menghadapi keadaan berkurangnya jumlah personil yang masuk atau hubungannya dengan perizinan personil, mengingat terbatasnya jumlah personil yang ada, maka perlu dilakukan peraturan dan penekanan dalam menentukan aturan main pada saat anggota mendapatkan izin atau karena sakit. Pada perusahaan outsource, biasanya dibuatkan suatu team khusus dalam menangani kondisi berkurangnya jumlah personil yang masuk, namun pada keadaan tertentu, kita sangat memberdayakan personil yang ada untuk menutupi kondisi tersebut. Hubungannya dengan SOP, maka perlu kiranya dicantumkan ketentuan yang jelas mengenai aturan main dalam urusan perizinan atau yang lain yang menyangkut berkurangnya jumlah anggota yang disebabkan hal yang tek terduga.

Ini merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan kegiatan operasional, setelah menyusun SOP dan penentuan jadwal shift, disamping berjalannya aktifitas operasional dilapangan, perlu didukung adanya perencanaan kunjungan dari para supervisor operasional yang dalam hal ini mereka yang bertanggungjawab terhadap berlangsungnya kegiatan. Kunjungan ke setiap lokasi kerja personil berdasarkan pengalaman saya dilapangan, perlu memperhatikan skala prioritas dimana dapat disusun berdasarkan resiko, rute lokasi dan evaluasi hasil pemantauan sementara bahwa suatu lokasi dibutuhkan pengawasan dan pembinaan khusus. Operasional dapat dinilai berdasarkan sejauhmana suatu lokasi yang dipegangnya memiliki daftar komplein, karena kegiatan ini menyangkut aktifitas kerja jasa pelayanan, adakalanya pihak pengguna menyampaikan beberapa masukan bahkan keluhan terhadap personil dilapangan. 

Kunjungan terhadap lokasi tempat personil berada tidak hanya dilakukan hanya dengan personil saja, namun kunjungan diarahkan juga dalam menjaga hubungan komunikasi dengan perusahaan pengguna. Pihak pengguna atau user berkesempatan untuk menyampaikan saran dan masukan terhadap kinerja personil. Kondisi yang lain memungkinkan adanya supervisor yang ditempatkan dibeberapa lokasi untuk melakukan pembinaan dan pengawasan personil, hal ini dapat mempermudah dan mengurangi beban kerja daripada bagian operasional sendiri sehingga dapat memprioritaskan kegiatan kunjungan kepada lokasi tertentu yang tidak ada pimpinan dilapangan.